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    29. Sep 2020
Das Rathausfoyer
Cryptshare®

Ihre Möglichkeiten zur verschlüsselten elektronischen Kommunikation

Wenn Sie uns eine E-Mail senden, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass der Inhalt nicht geschützt ist. E-Mails können von Dritten mitgelesen oder sogar verfälscht werden.

Mit der für die Bürger und Kommunikationspartner kostenlose Cryptshare®-Anwendung können E-Mails ab sofort verschlüsselt versendet werden, inklusive Anhänge (Anträge, Formulare, usw.).

Für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation nutzen Sie bitte unsere virtuelle Poststelle (Link).

 Wie funktioniert's

Der E-Mail-Text inklusive seiner Dateianhänge wird vom Absender sicher an unseren Cryptshare®-Server übertragen und dort verschlüsselt abgelegt.

Der vom Absender gewählte Empfänger erhält automatisch eine Benachrichtigungs-E-Mail mit einem Link zum Abruf der bereitgestellten Informationen. Mit diesem Verfahren wird sichergestellt, dass die Kommunikation vom Absender zum Empfänger durchgängig verschlüsselt erfolgt.

Für die Nutzung von Cryptshare® verwenden Sie bitte ihre E-Mail-Adresse.

Die Nutzung dieses Dienstes ist weitgehend selbsterklärend. Bitte lesen Sie die Anleitungen in der Folge gründlich durch. Auf www.cryptshare.de finden Sie umfangreiches Videomaterial und ein Wiki, dass alle eventuell auftretende Fragen abdeckt.

Die Stadtverwaltung Kaiserslautern kann Ihnen keinen technischen Support zur Verfügung stellen.

Leitfaden zur Nutzung von Cryptshare® auf dem Webserver

Die Web-Anwendung Cryptshare® erreichen Sie über den Link weiter unten im nächsten Schritt.

Grundsätzlich haben Sie die Möglichkeit mit oder ohne Passwort zu arbeiten. Falls Sie ohne Passwort arbeiten ist der Datentransport dennoch verschlüsselt, den Dateiabruf vom Server kann allerdings jeder starten, der Zugriff auf das Empfänger-Emailpostfach hat. Maximale Sicherheit erreichen Sie bei Verwendung eines Passwortes.

Bitte verwenden Sie nur dann ein Passwort, wenn Sie einen direkten Kontakt zu einem Mitarbeiter der Stadtverwaltung haben.

Ein für den Zugriff erforderliches Passwort muss mindestens:

  • 8 Zeichen,
  • ein Großbuchstaben
  • und eine Zahl beinhalten.

Wichtig: Bei der Ersteinrichtung erfolgt die Überprüfung des Benutzers über dessen E-Mail-Adresse. Diese Verifizierung ist maximal 30 Tage gültig und verlängert sich automatisch nach jeder Nutzung.

Nach Ablauf dieser Zeit verlangt das System bei der nächsten Anmeldung eine erneute Verifizierung. Eine neue Verifizierung ist auch bei einer Änderung der E-Mail-Adresse erforderlich.

Hinweise für den Versender:

1. Be­reit­stel­lung von Dateien

Rufen Sie mit einem Webbrowser das Transfer-Portal https://cryptshare.kaiserslautern.de auf.

Klicken Sie auf „Bereitstellen“. Anschließend tragen Sie Ihre Kontaktdaten ein und klicken auf „Weiter“.

Hinweis: Bei der ersten Nutzung von Cryptshare® wird eine Verifizierung Ihrer E-Mail-Adresse verlangt. Sie erhalten diesen Verifizierungscode durch Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse. Der Code wird Ihnen an Ihre E-Mail-Adresse zugesandt und ist 30 Tage gültig. Geben Sie ihn unter „Verifizierung“ ein und klicken auf „Verifizieren“.

2. Empfän­ger E-Mail-Adresse

Hier können Sie wie bei einer E-Mail die E-Mail-Adresse des Empfängers angeben. Es können auch mehrere Empfänger angegeben werden. Unterschiedliche E-Mail-Adressen trennen Sie durch ein Komma oder ein Leerzeichen. Klicken Sie auf „Weiter“.

3. Vertrauliche Nachricht und Dateien hin­zu­fü­gen

 

Vertrauliche Nachricht:

Mit einem Klick auf "Hinzufügen" öffnet sich ein Fenster, geben Sie Ihre Nachricht ein und klicken auf "Speichern".

Hinweis: In der Betreffzeile werden keine Sonderzeichen oder Umlaute akzeptiert.

Datei hinzufügen:

Mit einem Klick auf "Durchsuchen" öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Ihren PC nach Dateien durchsuchen und diese hinzufügen oder mittels Drag & Drop einfügen können. Wenn Sie die Dateien hinzugefügt haben, klicken Sie auf „Weiter“.

4. Tran­sfer­optionen

Der Transfer ist standardmäßig für maximal 30 Tage abrufbar, Sie können das Ablaufdatum ändern und damit eine kürzerer Liegezeit einstellen.

Unter „Benachrichtigungsoptionen“ können Sie sich über Zustellung und Abruf des Dateitransfers benachrichtigen lassen.

Abschließend wählen Sie, ob Sie  ein Passwort vergeben oder den Transfer ohne Passwort starten.

Bitte verwenden Sie nur dann ein Passwort, wenn Sie einen direkten Kontakt zu einem Mitarbeiter der Stadtverwaltung haben.

Hinweis: Teilen Sie dem Empfänger das vergebene Passwort mit, da dieser sonst keinen Zugriff auf Ihre verschlüsselte E-Mail hat.

Nutzen Sie für diese Mitteilung idealerweise keine E-Mail, sondern Telefon, Fax oder schreiben Sie eine SMS.

5. Empfänger­be­nach­richtigung

Bevor Sie den Transfer starten, bekommen Sie die standardmäßige Nachricht angezeigt, durch die der Empfänger über Ihren Dateitransfer benachrichtigt wird. 

Klicken Sie auf „Transfer starten“.

6. Die Dateien werden hoch­geladen

Wenn Sie den Dateitransfer gestartet haben, werden Ihre Dateien sicher an den Cryptshare®-Server übertragen und dort verschlüsselt abgelegt. Nachdem alle Dateien hochgeladen wurden, bekommen Sie alle Details zum Dateitransfer noch einmal in einer Übersicht dargestellt.

Hinweis: Dieses Fenster (Übersicht) wird auch schon angezeigt, während der Dateitransfer noch auf dem Cryptshare®-Server verschlüsselt wird. Dies kann bei größeren Dateien einen Moment dauern. Während dessen kann in dem Fenster keine weitere Aktion durchgeführt werden. Sie können es aber schließen.

Ist die Verschlüsselung abgeschlossen, können Sie einen weiteren Dateitransfer tätigen. Klicken Sie hierzu auf „Neuen Transfer starten“. Wenn Sie fertig sind, können Sie dieses Fenster schließen. Abschließend bekommen Sie noch eine E-Mail mit der Benachrichtigung, dass die von Ihnen eingetragenen Empfänger über die bereitstehenden Dateien informiert wurden.

Hinweise für den Empfänger

1. Em­pfän­ger­be­nach­richtigung

Als Empfänger eines Cryptshare®-Dateitransfers erhalten Sie eine Benachrichtigungs-E-Mail. Diese enthält die Details des Absenders und einen Link zum Abruf der Dateien. Um die Dateien abzurufen, klicken Sie in der E-Mail auf den Link „Dateien abrufen“.

2. Trans­fer abrufen

Es erscheint eine Web-Oberfläche, in der die Transferkennung bereits automatisch eingetragen ist. Wenn der Absender ein Passwort eingestellt und dieses Ihnen mitgeteilt hat, geben Sie es unter „Passwort“ ein. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hat der Versender kein Passwort vergeben, fahren Sie mit dem Abruf „Transferdateien herunterladen“ fort. Sie können nun mit einem Klick alle Dateien zusammen als ZIP-Archiv speichern oder durch Klick auf den Dateinamen die Dateien einzeln öffnen. Bei Klick auf das Aufklappelement können Sie sich weitere Detailinfos zum Dateitransfer anzeigen lassen. Hat der Absender die Option „Transferabruf“ aktiviert, wird er automatisch über den Abruf der Dateien per E-Mail benachrichtigt.

Kontakt
Stadt Kaiserslautern
Rathaus
Willy-Brandt-Platz 1
67657 Kaiserslautern