E-Rechnung

Innerhalb von Deutschland gelten für die Einführung elektronischer Rechnungen unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingen und Fristen. Überwiegend bekannt sind hierbei die Regelungen resultierend aus dem Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness (kurz: Wachstumschancengesetz).

Dieses Bundesgesetz sieht vor, dass Unternehmer im Business-to-Business-Zahlungsverkehr (B2B) ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen akzeptieren und verarbeiten müssen. Für den Versand eigener E-Rechnungen regelt das Gesetz verschiedene Übergangsfristen. Ab dem 01.01.2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.

In Ergänzung zu den bundesrechtlichen Vorgaben hat das Land Rheinland-Pfalz eigene Regelungen im Rahmen des E-Government-Gesetzes Rheinland-Pfalz (EGovGRP) gemacht und den Kommunen mittels der E-Rechnungsverordnung Rheinland-Pfalz (ERechVORP) aufgetragen, Rechnungen für erteilte öffentliche Aufträge und Konzessionen bereits ab dem 01.04.2025 in elektronischer Form zu verlangen.

Öffentliche Aufträge sind hierbei sämtliche entgeltliche Verträge zwischen öffentlichen Auftraggebern oder Sektorenauftraggebern und Unternehmen über die Beschaffung von Leistungen, die die Lieferung von Waren, die Ausführung von Bauleistungen oder die Erbringung von Dienstleistungen zum Gegenstand haben (vgl. §103 GWB).

Die vorgenannte Verpflichtung ab dem 01.04.2025 gilt hierbei auch unabhängig vom Auftragswert.

Eine E-Rechnung ist nicht nur von einer Rechnung auf Papier zu unterscheiden, sondern auch von einer digitalen Rechnung (z.B. im gängigen PDF-Format).

Genauere Spezifizierungen dazu, welche Kriterien eine E-Rechnung erfüllen muss, finden sich auf dem E-Rechnungs-Portal Rheinland-Pfalz, welches Sie mit folgendem Link erreichen können:

E-Rechnungs-Portal Rheinland Pfalz 🡥

Der definierende Faktor ist, dass eine E-Rechnung strukturierte Daten übermittelt, die maschinenlesbar sind und somit eine Maschine-zu-Maschine-Kommunikation zulassen. Dies ermöglicht eine schnellere und einheitlichere Verarbeitung von Rechnungen.

Zum Einreichen von E-Rechnungen müssen Rechnungssteller den zentralen E-Rechnungseingang RLP (ZRE) verwenden. Um den ZRE nutzen zu können, müssen Sie sich zunächst auf der nachfolgend genannten Seite registrieren. Die Registrierung erfolgt mit Hilfe des „Mein Unternehmenskonto“ auf Basis von ELSTER. Genauere Informationen können Sie außerdem dem beigefügten Link entnehmen.

Zur Registrierung: Registrierung beim E-Rechnungseingang RLP 🡥

Informationen: Informationen für Rechnungssteller 🡥

Nach erfolgreicher Registrierung stehen Ihnen verschiedene Übertragungskanäle zur Verfügung. Hierzu einige Informationen im Überblick:

E-Mail: Wenn Sie eine Rechnung per Mail einreichen möchten, muss Ihre Absenderadresse in einem ZRE-Benutzerkonto hinterlegt sein. Die Rechnung muss anschließend an die Adresse ZRE-rlp@Poststelle.rlp.de gesendet werden.

Upload: Wenn Sie eine Rechnung direkt im ZRE hochladen möchten, müssen Sie sich zunächst im ZRE-Portal anmelden. Nach erfolgreichem Login wird die Möglichkeit zum Upload innerhalb des Browsers angeboten.

Webformular: Wer registriert und eingeloggt ist, hat zudem die Möglichkeit, eine Rechnung im Webformular zu erstellen. Dieses Angebot ist mit manuellem Aufwand verbunden und eignet sich daher eher für unkomplizierte Rechnungen.

Damit die Rechnung maschinell der richtigen Behörde zugeleitet wird, benötigen Sie darüber hinaus die sogenannte Leitweg-ID.

Die Leitweg-ID der Stadt Kaiserslautern lautet: 073120000000-001-88

Sie können Rechnungen einreichen, die der aktuell gültigen Fassung des Standards XRechnung entsprechen (nähere Informationen hierzu erhalten Sie unter dem angehängten Link). Zusätzlich verarbeitet der ZRE momentan die zuletzt außer Kraft gesetzte Version des Standards. Auch ZUGFeRD-Rechnungen im Profil XRechnung können eingereicht werden, die Profile EN 16931 und Extended befinden sich aktuell in der Testphase. Eine solche ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einem PDF mit eingebetteter XML-Datei. Beachten Sie hierbei bitte, dass der ZRE das PDF verwirft und aus der XML-Datei, die die relevante Originalrechnung beinhaltet, wieder eine eigene Visualisierung anfertigt.

Rechnungsbegründende Anlagen müssen Base64-kodiert sein und können in den folgenden Formaten zur E-Rechnung hinzugefügt werden: PDF, PNG, JPG, JPEG, CSV, XLSX, ODS. Alle Anlagen müssen unterschiedliche Namen haben. Dies betrifft auch eingebettete, Base64 codierte Anlagen innerhalb der E-Rechnung. Die Dateinamen dürfen kein @-Zeichen enthalten und werden ggf. abgeschnitten, wenn sie zu lang sind. Es darf nur eine Rechnung pro E-Mail eingereicht werden, die Gesamtgröße inkl. aller Anhänge darf 20 MB nicht überschreiten.

Informationen zum Standard XRechnung: Informationen zum Standard XRechnung 🡥 

Die Pflichtfelder des Standards XRechnung – der nach Beschluss des IT-Planungsrats grundsätzlich maßgebliche Standard für die Verwendung der E-Rechnung in Deutschland – ergeben sich in den meisten Fällen aus dem Umsatzsteuergesetz.

Zusätzliche Pflichtangaben sind Zahlungsbedingungen, Bankverbindungsdaten, die Mailadresse des Rechnungsstellers („BT-43“, wichtig für Rückmeldungen) und die Leitweg-ID, deren korrekte Angabe essenziell für die korrekte Zustellung der Rechnung ist.

Zusätzlich zu den Pflichtfeldern befüllen Sie bitte in jeder Rechnung die folgenden BT-Felder, sofern diese Angaben vorliegen: